I 4 principali timori e come ti aiutiamo a superarli
Uno degli strumenti informatici principali delle aziende è il software ERP (Enterprise Resource Planning), che integra tutti i processi e le funzioni rilevanti, come ad esempio le vendite, gli acquisti, la gestione del magazzino, la finanza o la contabilità. Al solo pensiero di cambiare sistema gestionale, però, molte aziende rabbrividiscono. Perché succede questo? Ne parliamo in questo articolo.
Facciamo un passo indietro: perché un’azienda deve cambiare ERP?
Il compito di un software ERP è quello di ottimizzare i processi gestionali ed aumentare l’efficienza, eliminando o automatizzando le attività a basso valore aggiunto per permettere all’azienda di dedicare più tempo alle attività strategiche. Proprio per questo, l’ERP deve essere adatto alle caratteristiche dell’impresa, che possono variare con il tempo. Se la tua organizzazione sta cambiando dimensioni, prodotti o mercato, sicuramente dovrai adeguare il software ERP di conseguenza, magari scegliendo un altro prodotto. Dirlo è facile, ma farlo lo è un po’ meno. Vediamo quali sono i timori principali che potrebbero frenarti nel compiere questo importante passo.
Le 4 paure principali e il nostro modo di operare
1. “Le risorse interne non sono pronte a cambiare modo di lavorare”
Quando incontriamo i responsabili delle aziende, questa è una delle frasi che ci sentiamo dire più spesso. Cambiare software, infatti, non significa solamente cambiare strumento, ma anche cambiare mentalità, e sappiamo bene quanto questo richieda energia. Per migliorare, però, il cambiamento è necessario: non c’è niente di più pericoloso della staticità. Lo diceva anche Darwin a suo tempo: “Non è la specie più forte o la più intelligente a sopravvivere, ma quella che si adatta meglio al cambiamento”. Quando noi di Gaia Informatica accompagniamo le aziende nell’introduzione di un nuovo software, coinvolgiamo e ascoltiamo tutti gli utenti, organizzando delle attività di supporto al cambiamento per permettere loro di abituarsi gradatamente all’approccio verso il nuovo strumento.
2. “Ho paura che il software deluda le mie aspettative”
Ogni volta che acquistiamo un nuovo prodotto o servizio, la prima domanda che ci facciamo è “sarà come me l’aspetto?”. Se compriamo un paio di scarpe, per esempio, speriamo siano comode e resistenti; se acquistiamo un biglietto per uno spettacolo, speriamo sia divertente o ci faccia emozionare. La cruda verità, come avrai capito, è che non possiamo sapere in partenza se ciò che abbiamo acquistato soddisferà le nostre aspettative. Se poi si tratta di scegliere un software il discorso si complica, perché si tratta di un investimento considerevole. Proprio per questo, noi di Gaia Informatica vogliamo dare ai nostri potenziali clienti più garanzie possibili, proponendoci non come “puri fornitori di software” ma come esperti che guidano le aziende nel miglioramento gestionale continuo. Quando incontriamo una nuova realtà, partiamo sempre da un’analisi: in questo modo capiamo quali sono gli obiettivi aziendali e come possiamo raggiungerli, per essere sicuri che l’ERP soddisfi le esigenze e non decada da “strumento che genera un vantaggio competitivo” a “costoso strumento aziendale”.
3. “Chi mi dice che i tempi e costi vengano rispettati?”
Nel cambiamento di un ERP, spesso alcune aziende informatiche rendicontano tempi e costi molto più alti rispetto alle stime iniziali causando, oltre ad un esborso economico maggiore, rallentamenti o addirittura blocchi aziendali. L’origine di questi rischi raramente è legata ai software, ma è quasi sempre legata ad una pianificazione superficiale. Per eliminare questi rischi, la nostra azienda, partendo dall’analisi, presenta una proposta accurata prendendosi la responsabilità di raggiungere gli obiettivi nei tempi e costi concordati. Organizzazione e pianificazione sono infatti i pilastri sui quali si basa ogni nostro progetto.
4. Ho paura di essere abbandonato dopo l’installazione”
La fase post-installazione del software è forse la fase più delicata: è proprio in questo momento, infatti, che l’ERP entra nella piena operatività. Per evitare che l’implementazione del nuovo software causi disagi e rallentamenti, ci assicuriamo che tutte le risorse vengano adeguatamente formate al suo utilizzo e che siano in grado di operare agilmente. Essendo l’ERP uno strumento molto vasto, nell’ultimo anno abbiamo deciso di creare per i nostri clienti anche delle piccole guide, alla scoperta delle funzionalità meno conosciute (puoi scoprire la nostra iniziativa “Lo sai che…?” in questo articolo). Una volta installato il software, per noi non è finita qui: verifichiamo che gli obiettivi aziendali siano stati raggiunti e affianchiamo i nostri clienti nella loro attività, attraverso la nostra assistenza interna.
Il cambio del gestionale è sicuramente un investimento importante, sia in termini economici che di tempo, e richiede una predisposizione mentale al cambiamento. Se gestito accuratamente in tutte le sue fasi, step dopo step, ti consentirà però di fare un salto tecnologico di qualità, guadagnandone in produttività ed efficienza.
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